Aunque su uso está muy ligado a la presentación telemática de documentos ante los diversos organismos de la Administración del Estado, cada vez son más las empresas que apuestan por integrar programas de firmas digitales en sus negocios. Son en la actualidad de los sistemas de verificación más seguros y permiten no solo agilizar la presentación de documentos y dar resolución a los trámites administrativos, sino que permiten potenciar la seguridad de la infraestructura interna de la empresa al tiempo que promueve la sostenibilidad medioambiental.
¿Qué es la firma digital y en qué se diferencia de otros tipos de sellos digitales?
El término “firma digital” es empleado para referirse al sello o grafismo empleado por medios electrónicos para firmar un documento y darle validez legal y jurídica. Al igual que la firma manuscrita, es un sello necesario para dar inicio a ciertos trámites administrativos, finalizar con éxito todo proceso burocrático iniciado y para dar consentimiento o certificar conocimiento de determinados hechos por escrito.
No obstante, pese a que su versión digital cuenta con los mismos efectos legales cuando es debidamente emitida, conviene recordar que existen hasta tres tipos distintos de e-sign, y no todos cuentan con los mismos efectos ante organismos oficiales ni con los mismos filtros de seguridad.
Una firma digital implica disponer de un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante, siendo esto lo que realmente da validez legal a la firma. Por eso es el tipo de firma ideal para presentar documentos ante la administración pública e instituciones oficiales del Estado.
Difiere por completo de una firma electrónica y de una firma digitalizada. Se entiende por firma electrónica el conjunto de datos utilizados para identificar formalmente al autor del documento. No obstante, estos datos pueden carecer de un ID digital con certificado de autenticidad, por lo que no son los más recomendables para presentar documentos ante la administración del Estado ni para darle validez legal.
Por su parte, una firma digitalizada hace referencia al proceso de digitalización de una firma previamente manuscrita. Una firma manuscrita sobre el papel y escaneada para obtener de ella una copia electrónica sería un ejemplo de firma digitalizada, muy empleada ante documentos no oficiales como un contrato de alquiler o un documento informativo que precisa de esta formalidad para reflejar el consentimiento de sus destinatarios.
La aplicación de firmas digitales a nivel empresarial
Contar con una firma digital para empresas permite no solo firmar electrónicamente cualquier documento con todas las garantías, sino que da la posibilidad de hacer cualquier trámite telemáticamente de manera segura. Una firma digital se utiliza a nivel empresarial para firmar documentos importantes. Gracias al uso de herramientas de firmas digitales es posible firmar a través de un ordenador o un dispositivo inteligente cualquier documento para darle validez legal y poder ser presentado ante el organismo competente.
Uno de los programas del panorama actual que cuenta con una herramienta de firma digital más completa es Bizneo HR Software, firma especializada en el desarrollo de software de Recursos Humanos que integra una herramienta específicamente diseñada para firmar digitalmente todo tipo de documentos. Su uso es compatible tanto con ordenadores como con dispositivos inteligentes, como smartphones y tablets, pudiendo firmar y enviar los documentos necesarios sin tener que hacerlo presencialmente.
A la hora de registrar la firma digital, el usuario puede utilizar tanto su teléfono móvil o tableta como su ordenador personal. El uso de los dos primeros facilita las cosas al contar con pantalla táctil y poder crear una firma con un bolígrafo táctil o el propio dedo, que quedará registrada en la herramienta para ser utilizada siempre que sea necesario. En caso de hacerlo desde el ordenador y no disponer de pantalla táctil, se puede utilizar el ratón para registrar la firma de una manera más rudimentaria, pero con la misma validez legal.
Ventajas de utilizar una firma digital en el sector empresarial
A pesar de ser un sistema de firma muy extendido desde hace tiempo, la situación generada por la propagación del SARS-CoV-2 a nivel mundial ha puesto de manifiesto la utilidad de estos programas y ha puesto a prueba la eficacia de sus herramientas en el funcionamiento diario de una empresa.
“Desde la declaración de la pandemia por parte de la OMS, el uso de nuestro software de Recursos Humanos ha experimentado un crecimiento acorde con las medidas de teletrabajo adoptadas y la reducción de la presencialidad en el ámbito administrativo”, ha explicado el equipo de desarrollo de Bizneo. “Durante estos meses ha quedado patente que una plataforma de software de Recursos Humanos con herramientas de firma digital integradas permite agilizar tanto la presentación de documentos como su tramitación”, declaran.
Una herramienta de firma digital no solo permite reducir los tiempos a la hora de presentar, tramitar y resolver un determinado proceso administrativo, sino que reporta enormes beneficios a nivel interno. La reducción del tiempo empleado en la firma y envío de documentos exprime el rendimiento del personal del departamento de Recursos Humanos, lo que permite poner el foco en otras áreas que precisan de atención más urgente.
Por otro lado, el ahorro de recursos administrativos y costes derivado de la digitalización de todo el proceso fomenta la productividad del equipo humano de la empresa y el respeto por el medio ambiente, minimizando el uso indiscriminado de papel, evitando gastos innecesarios de tinta y haciendo de la empresa una firma más ecofriendly, aumentando el compromiso por la sostenibilidad medioambiental y mejorando la percepción de marca de cara al consumidor.
“Aparte de las ventajas que tiene una herramienta de estas características en cuanto a ahorro de tiempo y de costes, firmar digitalmente un documento permite conocer la trazabilidad del mismo”, explican desde Bizneo. “Se puede rastrear el documento para saber quién ha tenido acceso a él, obteniendo información del alcance del mismo y del estado en el que se encuentra su presentación”. Esto se traduce en una garantía mucho mayor a la hora de conocer la identidad del firmante, otorgándole más validez al documento.
Y todo ello bajo el amparo de una potente herramienta de seguridad, que logra almacenar digitalmente y de manera segura todos los documentos para evitar fugas de información que comprometan la posición y el buen funcionamiento de la empresa. “En Bizneo nos tomamos muy en serio la seguridad empresarial, y por eso todos los documentos firmados digitalmente con nuestra herramienta se almacenan de manera segura tanto en un disco duro convencional como en la nube, evitando posibles sustracciones de documentos sensibles”, afirma el equipo de la plataforma. Contar con una herramienta de firmas digitales competente permite, por tanto, presentar y almacenar de manera segura cada documento firmado y enviado, almacenándolo en un archivo digital para facilitar su localización.
